Inhalt
1. Hochstufen des PayPal-Kontos
2. Konfiguration des PayPal-Kontos
3. Konfiguration von ConfTool zur Nutzung mit PayPal
Konfiguration von PayPal für ConfTool Pro
Um PayPal mit ConfTool Pro verwenden zu können, benötigen Sie ein normales, verifiziertes PayPal-Konto, das sie zu einem "Geschäftskonto" hochstufen lassen. Das Geschäftskonto ist kostenlos, aber PayPal erhebt Gebühren für jeden Zahlungsempfang, die auf der PayPal-Website des Landes des Zahlungsempfängers aufgeführt sind. Hier finden sie die Gebührenaufstellung für Deutsche Händler.
Informationen zur Erstellung eines Kontos finden Sie auf den PayPal-Seiten. Sie sollten beim Erstellen natürlich auch ein Referenz-Girokonto für die spätere Überweisung Ihrer Eingänge angeben.
Wir möchten Sie bei der Gelegenheit darüber informieren, dass PayPal für gemeinnützige Organisationen ein "Charity-Geschäftskonto" anbietet, bei dem niedrigere Gebühren erhoben werden. Als Nachweis verlangt PayPal einen Beleg für die Steuerbefreiung (Freistellungsbescheid), die Anmeldung der Organisation als gemeinnütziger Verein oder als Wohltätigkeitsorganisation. Weitere Informationen zur Beantragung eines "Charity-Geschäftskontos" sind auf der PayPal-Website verfügbar.
Folgende Schritte sind notwendig, um Ihr PayPal-Konto mit ConfTool Pro zu verwenden. Bitte beachten Sie, dass die dargestellten Optionen je nach Land etwas variieren können.
1. Hochstufen des Kontos
Als erstes müssen Sie (falls noch nicht geschehen) Ihr PayPal-Konto zu einem Geschäftskonto hochstufen. Bitte beachten Sie, dass dies in einigen Ländern Einfluss auf die Gebühren von PayPal für den Zahlungsempfänger oder die Zahlungsempfängerin (siehe PayPal Gebühren) haben kann.
Zum Hochstufen des Kontos gehen Sie bitte zu den Einstellungen indem Sie auf das Zahnrad klicken und wählen Sie dann auf "Auf Geschäftskonto hochstufen" (Abbildung 1).
Sie werden nun durch mehrere Seiten geführt. Als erstes müssen Sie festlegen, ob Sie ein neues Geschäftskonto eröffnen oder ein Privatkonto hochstufen wollen (Abbildung 2). Falls Sie mit Ihrem bestehenden Konto Zahlungen empfangen wollen und es bereits mit dem Bankkonto Ihrer Konferenz verbunden ist, wählen Sie bitte "Konto hochstufen", falls Sie ein komplett neues Konto einrichten wollen, wählen Sie bitte "Geschäftskonto eröffnen". In unserem Fall werden wir ein bestehendes Konto hochstufen.
Tragen Sie auf den folgenden drei Seiten weitere Angaben zu Ihrer Organisation und Ihrer Person ein (Abbildungen 3, 4 und 5). Als „Abrechnungsname“ wählen Sie einen Namen, der Ihren TeilnehmerInnen eine eindeutige Zuordnung der Zahlungen erlaubt (Abbildung 4). Dieser Name wird auch auf den Kredit- oder Debitkartenabrechnungen Ihrer TeilnehmerInnen erscheinen.
Sobald Sie diese Informationen eingegeben haben, wird Ihr Privatkonto auf ein Geschäftskonto hochgestuft.
Um die Geschäftseinrichtung abzuschließen, fahren Sie bitte mit dem Mauszeiger oben rechts über Ihren Benutzernamen und klicken Sie auf „Kontoeinstellungen“ (Abbildung 6). Jetzt können Sie Ihre Konto- und Zahlungseinstellungen sowie Ihr Unternehmensprofil überprüfen bzw. anpassen (Abbildung 7).
Beachten Sie bitte, dass Sie Ihr Konto verifizieren müssen, um Zahlungen zu empfangen. Weiterhin wird PayPal einen Identitätsnachweis von Ihnen verlangen (als Fax oder hochgeladenes Dokument), wenn Sie insgesamt Zahlungen von über € 1.000,- empfangen oder Ihr Unternehmen als bestimmte Geschäftsform, z.B. als GmbH, eingetragen ist. Diese Nachweise muss PayPal - wie jede andere Bank auch - aufgrund von EU-Geldwäschegesetzen einfordern.
Um die Transparenz der Transaktionen für Ihre TeilnehmerInnen zu erhöhen, können Sie eine Kundenservice-Mitteilung eingeben. Bitte seien Sie beim Eintragen dieser Daten besonders aufmerksam: Diese werden den TeilnehmerInnen nach Abschluss der Transaktion angezeigt und per E-Mail zugesandt.
Für die Zahlungseinrichtung bietet das ConfTool-System bereits eine Integration mit PayPal über die IPN-Schnittstelle. Bitte beachten Sie, dass die API von PayPal PLUS nicht in das ConfTool-System integriert wurde, da die Einrichtung für Händler wesentlich komplizierter und teurer ist. Wir sind derzeit der Ansicht, dass die kleinen Vorteile von PayPal PLUS den zusätzlichen Aufwand und die Mehrkosten nicht rechtfertigen.
Aus Sicherheitsgründen bestehen anfänglich Sende-, Abbuchungs-, Empfangs- und Einbehaltungslimits für Ihr PayPal-Konto. Um die Kontolimits zu erhöhen bzw. aufzuheben (der Maximalbetrag ist je nach Land unterschiedlich), gehen Sie bitte zu:
Kontoeinstellungen => Kontozugriff
… und klicken Sie im Abschnitt „Limits“ auf „Anzeigen“ (Abbildung 8). Erhöhen Sie nun die Kontolimits, indem Sie auf der folgenden Seite das bestehende Empfangslimit auswählen und auf „Limits aufheben“ am Seitenende klicken (Abbildung 9). Im nächsten Schritt werden Sie aufgefordert, weitere Dokumente zur Verifizierung Ihrer Identität und Ihrer Kreditwürdigkeit hochzuladen.
2. Technische Konfiguration des PayPal-Kontos
In Ihrem PayPal-Konto sind mehrere Einstellungen für die Nutzung mit ConfTool Pro vorzunehmen, die im Folgenden aufgeführt werden:
Fahren Sie bitte mit dem Mauszeiger oben rechts über Ihren Benutzernamen und klicken Sie auf „Kontoeinstellungen“ (Abbildung 6).
Gehen Sie bitte in der linken Spalte zum Abschnitt „Website-Zahlungslösungen“ (Abbildung 10).
- Punkte, die im Folgenden nicht aufgeführt werden, sind aktuell nicht relevant und können ignoriert werden.
- "Website-Einstellungen" (Abbildung 11):
- Automatische Rückleitung für Websitezahlungen: nicht relevant
- Übertragung der Zahlungsdaten: nicht relevant
- Nicht verschlüsselte Websitezahlung blockieren: Aus
- PayPal-Konto nicht erforderlich: Ein
- Kontakttelefonnummer: Deaktiviert
- PayPal Express – Einstellungen: nicht relevant
- "API-Zugriff": Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Akzeptieren oder blockieren Sie Zahlungen über Ihren Online-Shop, bevor Sie APIs einrichten“ und klicken Sie auf den Link „Einstellungen für PayPal-Kaufabwicklung verwalten“ (Abbildung 12). Auf der nächsten Seite wählen Sie bitte die Option „Zahlungen annehmen von allen Warenkorb-Anbietern, für die noch keine API-Genehmigung erteilt sind“ und klicken auf „Senden“ (Abbildung 13).
- Sofortige Zahlungsbestätigung: nicht relevant (ConfTool Pro verwendet diese Methode, setzt aber bei jedem PayPal-Aufruf automatisch die entsprechenden Parameter. In dem seltenen Fall, dass Zahlungen nicht automatisch in ConfTool Pro erfasst werden, kann es erforderlich sein, diese Option zu aktivieren und eine von uns bereitgestellte URL einzugeben).
- Einstellungen für verschlüsselte Zahlungen: Website-Zahlungszertifikate - deaktiviert
Gehen Sie nun in der linken Spalte zum Abschnitt "Zahlungseinstellungen" (Abbildung 14).
- "Zahlungen blockieren" (Abbildung 15):
- Zahlungseingänge in einer anderen Währung zulassen: Nein, Zahlungen ablehnen Zahlungen pro Rechnungsnummer ablehnen (empfohlen)
- Doppelte Zahlungen vermeiden: Ja, versehentlich doppelt gesendete Zahlungen pro Rechnungsnummer ablehnen
- eBay-Rückzahlungen und -Konflikte: Nein, nicht einrichten (Stornierung wird am nächsten Arbeitstag wirksam)
- Feld „Nachricht an Verkäufer“ anzeigen: Nein
- Folgende Zahlungen ablehnen: Keine Eingabe erforderlich
3. Konfiguration von ConfTool Pro zur Nutzung mit Ihrem PayPal-Konto
Um ConfTool Pro mit PayPal nutzen zu können, müssen Sie auch in ConfTool einige Parameter eintragen (Abbildung 16).
Gehen Sie hierfür als Administrator zur Seite:
Übersicht => Einstellungen => Einstellungen der Zahlungsoptionen
Overview => Settings => Manage Payment Options
- Setzen Sie "Aktiviere PayPal im ConfTool" auf "Ja, aktiviert für alle Teilnehmer".
- Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres PayPal-Kontos ein.
- Überprüfen Sie den Währungscode für die PayPal-Buchungen. Es muss der offizielle 3-stellige ISO-Code eingegeben werden. Bitte beachten Sie, dass die Währung mit der Hauptwährung im ConfTool-System übereinstimmen muss und dass Sie in der Regel nur Zahlungen in Ihrer nationalen Währung über PayPal empfangen können.
Das sollte es gewesen sein. Testen Sie dennoch unbedingt die Konfiguration mit einer kleineren PayPal-Zahlung aus dem ConfTool-System. Sollten Sie auf Probleme stoßen (da beispielsweise PayPal mal wieder etwas geändert hat), benachrichtigen Sie uns bitte unter service@contool.net.
Zum Abschluss ein paar persönliche Kommentare zu PayPal:
- PayPal lässt sich gut für Kreditkartenzahlungen nutzen. Sie haben aber kein richtiges "Kreditkarten-Händlerkonto", d.h. auf dem Bankauszug des Kunden oder der Kundin erscheint PayPal als Zahlungsempfänger und nicht Ihre Organisation.
- PayPal wird in folgenden Ländern unterstützt: PayPal - Zahlungen weltweit sicher senden und empfangen.
- Seit Juni 2017 müssen TeilnehmerInnen aus EU-Mitgliedsländern, Norwegen und der Schweiz für die Zahlung ein PayPal-Konto einrichten. Dieses Konto ist aber kostenlos und die Einrichtung geht sehr schnell, da die meisten Daten bereits aus dem ConfTool-System übermittelt und im Formular vorausgefüllt werden.
- Für die meisten anderen Länder benötigt die zahlende Person kein eigenes PayPal-Konto. Die Anzahl solcher "Gast-Zahlungen" ist allerdings in der Regel pro Kreditkarte auf 3 Transaktionen und einen Gesamtbetrag von 1500 Euro beschränkt. Die genauen Bedingungen hängen aber vom Land des Händlers und des Teilnehmers oder der Teilnehmerin ab, wir haben leider keinen genaueren Informationen.
- Sollte die Kreditkarte eines Kunden oder einer Kundin bereits mit einem PayPal Konto verknüpft sein, so kann man diese Karte nicht mehr für Zahlungen ohne das Konto verwenden oder die Karte mit einem anderen Konto verknüpfen. Dies führt manchmal zu Problemen bei Kreditkarten von Firmen oder Organisationen, bei denen mehrere Personen mit derselben Karte zahlen möchten und ein Nutzer (versehentlich) die Karte mit seinem Konto verknüpft hat. Es erscheint dann die etwas irritierende Meldung "Die angegebene Kreditkarte kann für diese Zahlung nicht verwendet werden. Geben Sie eine andere Kreditkartennummer ein.
- Die zulässigen Zahlungsmöglichkeiten (VISA, MasterCard, Lastschrift etc.) hängen von den Ländern der beteiligten Parteien ab, meist ist aber das Land des Kunden oder der Kundin ausschlaggebend.
- Das Geld kommt praktisch sofort auf Ihrem PayPal-Konto an, während die meisten Acquirer das Geld erst nach 30 oder 60 Tagen auf Ihr Bankkonto überweisen.
- Unserer Meinung nach hat sich der Service von PayPal in den letzten Jahren deutlich gebessert, aber traditionelle Acquirer bieten dennoch häufig ein höheres Service-Niveau und schnellere Rückmeldungen. Oft bestehen die Antworten nur aus vorgefertigten Textbausteinen, oder wenn PayPal beispielsweise Ihr Konto "einfriert", um Ihre Identität zu überprüfen, kann es bis zu einer Woche dauern, bis das Konto wieder freigeschaltet ist. Greifen Sie in solchen Fällen zum Telefonhörer: Ein Gespräch mit einem Kundenbetreuer führt in vielen Fällen zügig zur Behebung des Problems.
- Es kann sinnvoll sein, gleich zu Anfang ein zweites Konto einzurichten, damit Sie ein "Backup-Konto" haben, wenn das erste "inspiziert" wird. Es ist hingegen nicht einfach möglich ein zweites Konto einzurichten, wenn das erste bereits temporär deaktiviert ist; dies wird von PayPal bemerkt und unterbunden.
- Zudem ist es sinnvoll, neben PayPal zusätzlich andere Zahlungsmöglichkeiten wie die Überweisung oder die Kreditkartenzahlung über Stripe anzubieten. Meist ist Stripe sogar günstiger als PayPal.
- Wir haben in den letzten 10 Jahren von nur 2 Fällen gehört, bei denen PayPal temporär das Konto des Konferenzorganisators blockiert hat, da die Transaktionen als "riskant" eingestuft wurden. Dies ließ sich aber in beiden Fällen durch einige Telefonate mit PayPal klären.