Ein Benutzer kann mehrere Rollen in ConfTool gleichzeitig ausfüllen. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Rollen: solche, die durch eine Aktion des Benutzers selbst automatisch vergeben werden, und solche, die von Benutzern mit entsprechenden Rechten zugewiesen werden, um anderen zusätzliche Möglichkeiten zu geben. Ausführliche Informationen finden Sie hier: Zuordnung von Benutzerrollen.

Grundlagen

ConfTool-Benutzer (ConfTool User)

● Standard

↯ Automatisch

Jede im ConfTool-System angemeldete Person ist ein ConfTool-Benutzer. Das Benutzerkonto wird benötigt, um auf die Funktionen des Systems zugreifen zu können. Zum Zeitpunkt der Registrierung haben Benutzer keinen weiteren besonderen Status im System; das bedeutet, sie sind weder Teilnehmer, Autor noch Gutachter.

Beitrag & Präsentation

Autor (Author)

● Standard

↯ Automatisch

Jeder Benutzer, der einen Beitrag im ConfTool-System einreicht, bekommt automatisch den Status „Autor“. Als Autor kann er auf seine Einreichung zugreifen, sie bis zur Deadline aktualisieren und nach der Begutachtungsphase die Ergebnisse der Gutachten einsehen. Danach kann er die Endversion seines Beitrags einreichen, sofern der Beitrag akzeptiert wurde.

Mitautor / Co-Autor (Co-author)

★ Pro

↯ Automatisch

Wenn ein Autor die E-Mail-Adressen seiner Mitverfasser aufführt und diese ebenfalls als ConfTool-Benutzer registriert sind, so erhält dieser Benutzer automatisch den Status „Mitautor“ in ConfTool Pro. Dieser Status erleichtert zudem die Identifikation von Interessenkonflikten bei der Zuweisung von Gutachtern. Mitautoren können auf die eingereichten Beiträge lesend zugreifen und Kopien der E-Mails an den einreichenden Autor erhalten, beispielsweise jene über die Ankündigung der Annahme der Beiträge.

Bitte beachten Sie, dass nicht jeder Mitautor / Co-Autor über ein Benutzerkonto verfügt. Es gibt eine Funktion, mit der sich aus den Daten der Autoren und Mitautoren automatisch Benutzerkonten erstellen lassen. Eine Anleitung dazu finden Sie im ConfTool-Forum.

Subautor / Autor eines Teilbeitrags (Sub-author)

★ Pro

↯ Automatisch

ConfTool Pro bietet eine spezielle Methode zur Einreichung von Hauptbeiträgen. Diese Hauptbeiträge bestehen in der Regel aus einer Zusammenfassung und mehreren Teilbeiträgen, die von verschiedenen Gruppen von Autoren verfasst worden sind. Die Autoren eines Teilbeitrags, eingereicht als Bestandteil eines Symposiums (eine Reihe von nach einem vorgegebenen Thema verfassten Beiträgen), werden in ConfTool Pro Subautoren genannt. Der entsprechende Benutzerstatus wird allen Benutzern zugeordnet, deren E-Mail-Adressen mit denen übereinstimmen, die ein einreichender Autor für ein Symposium für die Autoren der Teilbeiträge eingetragen hat. Subautoren haben dieselben Zugriffsrechte wie Mitautoren.

Präsentator / Vortragender (Presenter)

★ Pro

↯ Automatisch

Jeder einreichende Autor (also nicht die Mitautoren) eines akzeptierten Beitrags wird als „Präsentator" in ConfTool Pro gekennzeichnet. Sofern ein anderer Autor des Beitrags explizit als „vortragender Autor" gekennzeichnet wurde und diese Person ebenfalls ein Benutzerkonto hat, so wird dieser Benutzer ebenfalls als Präsentator gekennzeichnet. Der Status erleichtert die Überprüfung, welcher der vortragenden Autoren sich bereits für die Konferenzteilnahme angemeldet hat.

Diskutant (Discussant)

★ Pro

✔ Zugewiesen

Die Aufgabe eines Diskutanten ist es, die Diskussion zu den Vorträgen in den jeweiligen Veranstaltungen anzuregen. In ConfTool Pro können Konferenz-Administratoren (Admins) oder Chairs / Vorsitzende des Programmausschusses jeder einzelnen Präsentation einen Diskutanten zuweisen (diese Funktion muss im System aktiviert werden). Benutzer, die angenommenen Beiträgen als Diskutant zugeordnet worden sind, erhalten die entsprechende Benutzerrolle. Diskutanten haben über ihr Benutzerkonto Zugriff auf die Präsentationen, denen sie zugeteilt worden sind.

Moderator (Moderator)

★ Pro

✔ Zugewiesen

Beim Einsatz des Programmplanungsmoduls können Benutzer mit Administratorenrechten und Vorsitzende des Programmausschusses (Conference Chairs) bzw. Vorsitzende des Programmkomitees oder eines Konferenz-Tracks (Chairs of the PC / Track Chairs) mit den entsprechend erteilten Benutzerrechten andere Benutzer als Moderatoren, Sitzungsvorsitzende (Session Chairs) oder Diskutanten (Discussants) zu den Sitzungen der Konferenz zuweisen.

Moderatoren (auch Sitzungsvorsitzende oder Diskutanten genannt) haben Zugriff auf alle Informationen ihrer eigenen Sitzungen und der Präsentationen im Veranstaltungsprogramm. Dies beinhaltet auch die Downloads und die Kontaktdaten der Präsentatoren, soweit diese Funktionen aktiviert sind.

Begutachtung

Gutachter (GA) (Reviewer)

★ Pro

✔ Zugewiesen

Gutachter können Beiträge, die ihnen zur Begutachtung zugewiesen wurden, einsehen, herunterladen und mit Hilfe eines Online-Formulars bewerten.

Sie können auch Gebote für die zur Begutachtung anstehenden Beiträge abgeben. Hier können sie auswählen, welche Einreichungen sie gerne begutachten würden, welche ungern und wo sie einen persönlichen Interessenkonflikt haben.

Mitglied des Programmkomitees (PK) (PC Member)

● Standard

✔ Zugewiesen

Programmkomitee-Mitglieder können ebenso wie Gutachter die ihnen zugewiesenen Beiträge begutachten und in der „Bieterphase" die von ihnen bevorzugten Beiträge auswählen.

Zudem haben sie (im Gegensatz zu Gutachtern) Zugang zum Diskussionsforum von ConfTool Pro. Hier wird ihnen eine Übersicht aller Beiträge und Gutachtenergebnisse angezeigt. Wenn sie die Gutachten anderer Gutachter aufrufen (im Forum oder wenn sie zusätzlich die Rechte eines Meta-Gutachters haben), können sie darüber hinaus die internen Gutachtendetails sehen – inklusive der Anmerkungen der Autoren an das Programmkomitee, der Empfehlungen für die Wahl zum besten Beitrag oder der Vertrautheit der Gutachter mit den Themen –, sodass sie über die Beiträge online diskutieren und für oder gegen die Annahme stimmen können. Beiträge, bei denen sie einen persönlichen Interessenkonflikt haben, werden ihnen nicht dargestellt.

Meta-Gutachter (Meta-Reviewer)

★ Pro

✔ Zugewiesen

Meta-Gutachter sind in der Regel erfahrene Gutachter, die den Begutachtungsprozess für die ihnen zugewiesenen Beiträge moderieren. Häufig besteht ihre Aufgabe auch darin, die Gutachten der anderen Gutachter zusammenzufassen und den Begutachtungsprozess dieser Beiträge zu beaufsichtigen. Sie können zum Beispiel die anderen Gutachter an ihre Aufgaben erinnern, wenn diese ihr Gutachten nicht rechtzeitig abgeben oder die Bewertung zu oberflächlich ausfällt.

Meta-Gutachter haben daher in ConfTool Pro Zugang zu allen anderen Gutachten der ihnen zugewiesenen Beiträge. Zudem können ihnen die Namen und E-Mail-Adressen der anderen Gutachter angezeigt werden, sodass sie die Möglichkeit haben, diese zu kontaktieren.

Meta-Gutachter sind in den Basiseinstellungen für die Begutachtung von Beiträgen zu aktivieren, damit sich der Status bei der Gutachtenzuweisung auswählen lässt.

Teilnahme

Teilnehmer (Participant)

● Standard

↯ Automatisch

Jeder Benutzer, der sich für die Konferenzteilnahme in ConfTool registriert, bekommt automatisch den Status „Teilnehmer". Er kann beispielsweise auf seinen Zahlungsstatus und die Rechnung zugreifen.

Sonderrechte

Freigabe zur Einreichung (Approved to submit)

★ Pro

✔ Zugewiesen

Dieser Status ermöglicht Benutzern die Einreichung von Beiträgen sowohl vor als auch nach Ablauf der offiziellen Deadline. Der Status „Freigabe zur Einreichung" muss individuell von Benutzern mit administrativen Rechten erteilt werden (diese Benutzerrolle muss zuvor aktiviert werden).

Freigabe zur Teilnahmeanmeldung (Approved to participate)

★ Pro

✔ Zugewiesen

Dieser Status ermöglicht Benutzern die Anmeldung zur Teilnahme sowohl vor als auch nach der offiziellen Deadline. Er hat aber keine Wirkung, falls die Phase zur Teilnahmeanmeldung ganz deaktiviert ist. Um diesen speziellen Benutzerstatus vergeben zu können, muss die Einstellung „Freigabe zur Einreichung / Freigabe zur Teilnahmeanmeldung" aktiviert worden sein.

Teilnahmegebühren erlassen (Registration fees waived)

★ Pro

✔ Zugewiesen

Benutzer mit diesem Status können sich zur Teilnahme an der Veranstaltung anmelden, ohne Teilnahmegebühren entrichten zu müssen. Der Status „Teilnahmegebühren erlassen" kann für eingeladene Personen verwendet werden, z. B. für Keynote-Speaker (diese Benutzerrolle muss zuvor aktiviert werden).

Administrative Rollen

Konferenz-Administrator (Admin) (Conference Administrator)

● Standard

✔ Zugewiesen

Ein Benutzer mit dem Status Konferenz-Administrator hat vollen Zugang zu allen Funktionen des ConfTool-Systems.

Der Admin kann sich als ein beliebiger anderer Benutzer einloggen. Das ist nützlich, um die Konfiguration der ConfTool-Installation zu überprüfen und um anderen Benutzern bei Problemen zu helfen. Er kann auch neue Benutzerkonten mit administrativen Rechten erstellen.

Konferenz-Organisator / Mitarbeiter (Organis.) (Conference Assistant)

★ Pro

✔ Zugewiesen

Der Konferenz-Organisator ist für die Teilnehmerregistrierung und die Zahlungsbearbeitung zuständig. 

Er hat Zugang zu allen Benutzern, kann neue Benutzerkonten erstellen (z. B. für Gutachter) und Benutzer für die Konferenzteilnahme anmelden. Außerdem kann er auf die Registrierungs- und Rechnungsdaten aller Teilnehmer zugreifen sowie neue Zahlungseingänge vermerken.

Der Konferenz-Organisator kann auch Serien-E-Mails versenden sowie Benutzer- und Teilnehmerdaten exportieren, um beispielsweise die Teilnehmerliste oder Namensschilder zu erstellen. Er hat keinen Zugang zu Einreichungen und Gutachten. 

Chair / Vorsitzender des Programmausschusses (Chair of the Program Committee)

★ Pro

✔ Zugewiesen

Ein Chair hat Zugang zu allen Einreichungen (inklusive der Autorendaten), Gutachtern und Gutachtenergebnissen (inklusive der Namen der Gutachter). Er kann auch die (manuelle) Zuweisung der Beiträge zu den Gutachtern vornehmen und darüber entscheiden, welche Beiträge akzeptiert werden und welche nicht.

Weitere Möglichkeiten von Chairs lassen sich in den Benutzereinstellungen konfigurieren.

Hinweis: Der „Track Chair" ist eine Variante des Chair, hat aber nur Zugriff auf die Einreichungen, Gutachten und Gutachter seines eigenen Tracks bzw. seiner Beitragstypen (nur verfügbar, wenn das Track-Chair-Modul installiert ist). 

Konferenz-Vorsitzender / Konferenz-Chair (Conference Chair, ConfChair)

★ Pro

✔ Zugewiesen

Der Konferenz-Vorsitzende hat dieselben Möglichkeiten wie der Programmausschuss-Vorsitzende. Zudem kann er auf die Benutzerverwaltung und die Teilnehmerliste zugreifen. Er kann neue Benutzerkonten erstellen, Serien-E-Mails versenden und die Daten aller Einreichungen und Gutachten exportieren.

Der Konferenz-Vorsitzende hat keinen Zugang zu Zahlungsdetails und den ConfTool-Einstellungen.

Editor (Editor)

★ Pro

✔ Zugewiesen

Editoren bzw. Lektoren haben Zugang zu allen Einreichungen und prüfen sie beispielsweise auf Formatierungs- oder Rechtschreibfehler, wobei sie auch den Inhalt berücksichtigen, um die Einreichungen für die Veröffentlichung vorzubereiten. Editoren können die Inhalte und die hochgeladenen Versionen aller Einreichungen bearbeiten. Zudem haben sie die Lesebefugnis für alle Gutachten und Autoreninformationen. Die Benutzerrolle Editor muss zuvor im Backend aktiviert werden.

„Frontdesk" / Registrierung / Studentische Mitarbeiter (Front Desk, Student Volunteer)

● Standard

✔ Zugewiesen

„Frontdesk"-Benutzer haben Zugriff auf alle Benutzer und alle registrierten Teilnehmer. Dieser Benutzerstatus wird häufig Personen zugewiesen, die ausschließlich bei der Konferenz-Registrierung arbeiten, wie z. B. studentische Mitarbeiter.

Sie haben Zugriff auf die Liste aller Benutzer sowie auf alle Teilnehmer inklusive deren Rechnungen. Standardmäßig haben sie keinen Zugang zu Zahlungsdetails – dieser ist Konferenz-Organisatoren und Administratoren vorbehalten.

Sie können die Ankunft von Teilnehmern im ConfTool-System vermerken und festhalten, ob diese auf der offiziellen Teilnehmerliste erscheinen möchten und ob sie das Formular zur Teilnahmebestätigung unterschrieben haben (nützlich, wenn noch nicht gezahlt wurde).